Privacy

Regelement AVG Stichting NAH Forum Almere

Dit reglement is van toepassing binnen Stichting NAH Forum Almere op alle verwerkingen van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het gaat zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens van cliënten.

Dit privacyreglement geldt voor de dienstverlening van Stichting NAH Forum Almere.

2. Begripsbepalingen

• De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) hanteert begrippen die telkens terugkeren in de wet. Veel van deze begrippen komen terug in dit privacyreglement. Vandaar dat een opsomming van de belangrijkste begrippen is opgenomen.
• Persoonsgegevens: elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijke persoon
• Bijzondere persoonsgegevens: Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijk verleden. Stichting NAH Forum Almere valt onder 1 van de 5 specifieke uitzonderingsgronden op het verwerkingsverbod voor gezondheidsgegevens.
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens.
• Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
• Bestand: elke gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
• Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (voorzitter Stichting NAH Forum Almere
• Verwerker: diegene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
• Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of diens wettelijk vertegenwoordiger.
• Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enige persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
• Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
• Toestemming van de betrokkenen: elke vrije, specifieke en op informatie berustende ondubbelzinnige toestemming waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
• Privacy functionaris: interne verantwoordelijke voor de naleving en toepassing van de AVG.
• Autoriteit Persoonsgegevens (AP): houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens zoals beschreven in de AVG.
• WBGO: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst

3. Doel van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens

• Persoonsgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinde waarvoor ze zijn of worden verzameld.
• Gegevens kunnen worden verzameld tijdens gesprekken, ondersteuning of anderszins.
• Doeleinden zijn:
• Gebruik in het kader van de te verlenen ondersteuning (met name begeleiding, doorverwijzing, overdracht)
• Gebruik ten behoeve van bewaking van de eigen kwaliteit
• Gebruik ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek, mits anoniem
• Gebruik om een wettelijke verplichting na te komen
• Andere doeleinden, mits vooraf met de betrokkene overeengekomen

4. Verwerking van algemene persoonsgegevens en gezondheidsgegevens
   • Algemene gegevens

Algemene gegevens van de betrokkene worden alleen verwerkt indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

• De betrokkene heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend.
• Verwerking noodzakelijk is voor de verlening van ondersteuning aan de betrokkene.
• Verwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.
• Verwerking noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de betrokkene.

   4.2 Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens van de betrokkene worden alleen verwerkt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• Verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede ondersteuning van de betrokkene noodzakelijk is en de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.
• Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan personen buiten Stichting NAH Forum Almere of andere instellingen is de toestemming van betrokkene vereist.

5. Organisatie van de informatiebeveiliging

Stichting NAH Forum Almere heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld.

• Alle vrijwilligers, ervaringsdeskundigen die persoonsgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding, vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst, die ook blijft bestaan na beëindiging van het dienstverband.
• Betrokkenen worden geïnformeerd over de verzameling en verwerking van gegevens door Stichting NAH Forum Almere bij de eerste inschrijving van de betrokkene bij de organisatie.
• Er is op grond van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet een bewaartermijn van 15 jaar voor persoonsgegevens.
• Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken worden de persoonsgegevens binnen een termijn van maximaal 1 jaar verwijderd/vernietigd.
• Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de organisatie. Persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare dossierkasten. Vrijwilligers houden geen werkaantekeningen bij.
• Vrijwilligers zijn verplicht om passende maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens vertrouwelijk blijven.
• Alle medewerkers zijn verplicht zich te houden aan de bepalingen in het dossierbeleid. Daarnaast hebben medewerkers de plicht in situaties waarin zij constateren dat privacyregels worden overschreven collega’s hier op aan te spreken of dit te melden bij hun begeleider.

6. Rechten van de betrokkene

• De betrokkene heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem of haar zijn verzameld en verwerkt.
• De verantwoordelijke mag de betrokkene vragen zich te legitimeren.
• De betrokkene heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens: de organisatie verstrekt een afschrift na een verzoek van de betrokkene.
• De betrokkene kan verzoeken om een aanvulling of een correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig of feitelijk onjuist zijn.
• De betrokkene heeft recht op dataportabiliteit en kan dus het verzoek om de persoonsgegevens die Stichting NAH Forum Almere van de betrokkene heeft ontvangen, zelf op te slaan of door te geven aan andere organisaties.
• De betrokkene kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens. Correcties moeten, voor zover redelijkerwijs mogelijk, doorgegeven worden aan derden, inzien zij de onjuiste gegevens hebben ontvangen.
• Recht op inzage of afschrift van verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de organisatie worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een andere (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is. Bijvoorbeeld bij te verwachten klachtenprocedure of strafrechtelijke vervolging.

7. Vertegenwoordiging

• Mensen met een handicap zijn soms niet in staat om zelfstandig hun rechten uit te oefenen, in welk geval ruimte bestaat voor optreden door een vertegenwoordiger. De verantwoordelijke houdt zich bij de toepassing van de AVG aan de volgende (mede) aan de WGBO ontleende regels.
• Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd, in plaats van de betrokkene.
• Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt maar nog niet de leeftijd van achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
• Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene tevens diens gezaghebbende ouder(s) dan wel voogd op.
• Een jongere die de leeftijd van zestien jaar heeft bereikt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, is bekwaam tot het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst ten behoeve van zichzelf, zonder toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger.
• Indien de betrokkene achttien jaar of ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op: de curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld.
• de persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt.
• de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt; een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.
• Ook indien de betrokkene die de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt, wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.
• De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken. Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet na jegens deze vertegenwoordiger